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PLANES DE MEJORAMIENTO

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1 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 Problemas relacionados con infraestructura (presencia de desnivel y fisuras en piso) Fallas en la estructura física atribuíbles a los cimientos del piso Solicitar el concepto emitido por parte de intervenor de obra para determinar intervenciones a realizar y las contingencias que se deben establecer 01/06/2018 Subgerencia administrativa y asistencial 2018-05-22 16:08:39 2018-05-22 16:08:39
2 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 No se cuenta con dispensadores de jabón, los manilares de lámparas cielíticas deben estar sujetos de mantenimiento. Falta de oportunidad en la respuesta de mantenimiento Solicitar instalación de dispensadores de jabón, manilares de lámparas cielíticas. 01/06/2018 Subgerencia administrativa y asistencial 2018-05-22 16:14:20 2018-05-22 16:14:20
3 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 La sala número seis se encuentra fuera de funcionamiento por falta de conexión al punto de red del equipo de computo Respuesta inoportuna por parte del proceso de gestión de la información Solicitar a sistemas la conexión del equipo de computo al punto de red con el fin de disponer de la sala número seis 01/06/2018 Subgerencia administrativa y asistencial , Sistemas 2018-05-22 16:16:47 2018-05-22 16:16:47
4 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 No se cuenta con una herramienta que responda a las necesidades del servicio y que permita identificar las causas y complicaciones quirúrgicas y/o anestésicas. No se tienen definidos los criterios de complicaciones quirúrgicas Definir criterios de complicaciones por especialidades quirúrgicas 01/06/2018 Seguridad de paciente Subgerencia asistencial 2018-05-22 16:23:23 2018-05-22 16:23:23
5 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 No se cuenta con una herramienta que responda a las necesidades del servicio, que permita identificar las causas y complicaciones quirúrgicas y/o anestésicas No se tienen establecidas las líneas base para algunos indicadores Establecer línea base para los indicadores (complicaciones quirúrgicas, cancelación de procedimientos y las causas atribuidas a pacientes) 01/06/2018 Seguridad de paciente Subgerencia asistencial 2018-05-22 16:28:45 2018-05-22 16:28:45
6 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 No se cuenta con una herramienta que responda a las necesidades del servicio, que permita identificar las causas y complicaciones quirúrgicas y/o anestésicas No se cuenta con una herramienta que responda a las necesidades del sistema de información del servicio Verificar con sistemas la posibilidad de identificar el tipo de complicación de manera específica en cirugía general 01/06/2018 Subgerencia administrativa y asistencial 2018-05-22 16:30:50 2018-05-22 16:30:50
7 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 No se tienen establecidas unas rutas de programación quirúrgica La programación de cirugía se encuentra descentralizada Centralizar programación de pacientes quirúrgicos: programados, ambulatorio y de urgencias diferidas 18/06/2018 Subgerencia asistencial Cirugía 2018-05-22 16:32:30 2018-05-22 16:32:30
8 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 No se cuenta con el análisis específico de los datos desviados para el indicador de apendicectomía No se cuenta con una articulación de la fuente generadora del dato (servicio de cirugía), con los códigos CIE10 Realizar un instructivo para la mediciòn del indicador de apendicectomìa que permita alinear la informaciòn obtenida del servicio con los còdigos CIE10) 01/06/2018 Planeación Subgerencia asistencial Cirugía 2018-05-22 16:34:55 2018-05-22 16:34:55
9 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 No se cuenta con una herramienta que facilite la obtención de la información La falta de una herramienta que facilite la captura y consolidación de la información Definir el acompañamiento (horas fijas semanal) por parte de un ingeniero de sistemas para establecer herramientas que permitan obtener la informaciòn con mayor confiabilidad del dato 01/06/2018 Subgerencia administrativa 2018-05-22 16:36:19 2018-05-22 16:36:19
10 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 No existe adherencia a protocolo de profilaxis antibiótica Falta de socialización del protocolo de profilaxis antibiótica Garantizar el despliegue del protocolo de profilaxis antibiótica 01/06/2018 Coordinación de quirófano 2018-05-22 16:38:02 2018-05-22 16:38:02
11 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 Medición del indicador de egreso de pacientes programados sin una línea base El indicador no cuenta con línea base Establecer un mínimo aceptable del indicador para egreso de pacientes programado, causa de prolongación de tiempos de egreso. 01/06/2018 Coordinación de quirófano 2018-05-22 16:39:15 2018-05-22 16:39:15
12 Análisis de Indicadores Cirugía QUIROFANO 2018/05/18 Algunos procedimientos quirúrgicos no cuentan con la respectiva codificación de acuerdo al CUPS Falta de codificación de algunos procedimientos quirúrgicos Actualizar y codificar procedimientos de acuerdo a CUPS, Solicitar registro especifico de procedimientos quirúrgicos 02/07/2018 Mercadeo Costos 2018-05-22 16:41:53 2018-05-22 16:41:53
13 Análisis de Indicadores Urgencias URGENCIAS 2018/05/08 No existe medición estandarizada para el indicador de reingresos por la misma causa antes de 72 horas en el servicio de urgencias No existe una herramienta que permita la medición para este indicador Desarrollar herramienta que permita identificar los reingresos por la misma causa antes de 72 horas en el servicio de urgencias 08/06/2018 Subgerencia Asistencial Subgerencia Administrativa 2018-05-22 16:47:31 2018-05-22 16:47:31
14 Análisis de Indicadores Urgencias URGENCIAS 2018/05/08 Respuesta inoportuna en los tiempos de admisión y egreso en el servicio de urgencias Falta de análisis de cargas y horarios para la distribución del personal de facturación Identificar número de personas vs cargas y horarios del personal de facturación de la institución. 08/06/2018 Subgerencia Asistencial Subgerencia Administrativa 2018-05-22 16:49:05 2018-05-22 16:49:05
15 Análisis de Indicadores Urgencias URGENCIAS 2018/05/08 Respuesta inoportuna en los tiempos de admisión y egreso en el servicio de urgencias Falta de análisis de cargas y horarios para la distribución del personal de facturación Identificar la necesidad de vinculación de nuevo personal de acuerdo al anterior diagnostico 08/06/2018 Subgerencia Asistencial 2018-05-22 16:50:41 2018-05-22 16:50:41
16 Análisis de Indicadores Urgencias URGENCIAS 2018/05/08 El reproceso de impresiones de órdenes y autorizaciones La no implementación del programa de cero papel en la institución Realizar acuerdos que permitan la implementación del programa de cero papel que omitan la impresión de ordenes médicas , autorizaciones y demás manejado por sistema 08/06/2018 Subgerencia Asistencial Subgerencia administrativa 2018-05-22 16:52:19 2018-05-22 16:52:19
17 Análisis de Indicadores Urgencias URGENCIAS 2018/05/08 La baja funcionalidad del servicio correlacionada a la infraestructura y la gestión administrativa del mismo Distribución de la infraestructura del servicio de urgencias pediatría Establecer intervenciones en la infraestructura del servicio de urgencias pediatría 08/10/2018 Subgerencia Administrativa Calidad 2018-05-22 16:53:51 2018-05-22 16:53:51
18 Análisis de Indicadores Urgencias URGENCIAS 2018/05/08 La baja funcionalidad del servicio correlacionada a la infraestructura y la gestión administrativa del mismo Falta de seguimiento en la ejecución de las obligaciones contractuales suscritas con los diferentes servidores Establecer intervenciones en la gestión administrativa del servicio de urgencias pediatría 08/10/2018 Subgerencia Asistencial 2018-05-22 16:55:14 2018-05-22 16:55:14
19 Análisis de Indicadores Urgencias URGENCIAS 2018/05/08 No se cuenta con tiempos estandarizados de oportunidad de respuesta a interconsulta tanto de especialidades de permanencia como disponibilidad Falta de seguimiento en la ejecución de las obligaciones contractuales suscritas con las diferentes especialidades Ajustar y estandarizar tiempos de oportunidad de respuesta de interconsulta en los términos de contratación 09/07/2018 Subgerencia Asistencial Jefe de hospitalización 2018-05-22 16:56:18 2018-05-22 16:56:18
20 Ambiental Apoyo Logístico GESTION AMBIENTAL 2018/05/15 Formula láctea preparada contaminada por mesófilos y coliformes totales. Resultados: mesófilos 36000 UFC/ml (valor de referencia 10000 UFC/ml) Coliformes totales: 460 NMP/ml (valor de referencia 11 NMP/ml) Dotación: refrigerador no apto para conservar cadena de frío Cambio de refrigerador que cumpla con las características adecuadas para conservación de formulas lácteas y leche materna 31/10/2018 Nutrición Subgerencia administrativa Apoyo Logístico 2018-05-22 19:47:38 2018-05-22 19:47:38
21 Ambiental Apoyo Logístico GESTION AMBIENTAL 2018/05/15 Formula láctea preparada contaminada por mesófilos y coliformes totales. Resultados: mesófilos 36000 UFC/ml (valor de referencia 10000 UFC/ml) Coliformes totales: 460 NMP/ml (valor de referencia 11 NMP/ml) Dotación: menaje de plástico deteriorado, con presencia de fisuras, lo que ocasiona inoculación de microorganismos Sustitución de menaje por uno de material de vidrio o acero inóxidable 31/10/2018 Nutrición Subgerencia administrativa Apoyo Logístico 2018-05-22 19:49:44 2018-05-22 19:49:44
22 Ambiental Apoyo Logístico GESTION AMBIENTAL 2018/05/15 Formula láctea preparada contaminada por mesófilos y coliformes totales. Resultados: mesófilos 36000 UFC/ml (valor de referencia 10000 UFC/ml) Coliformes totales: 460 NMP/ml (valor de referencia 11 NMP/ml) Las estanterías son de madera aglomerada las cuáles presentan humedad y deterioro Retiro de estanterías y demás inmuebles que sean de madera y cambio por material que facilite procedimientos de limpieza y desinfección 31/12/2018 Subgerencia administrativa 2018-05-22 19:52:22 2018-05-22 19:52:22
23 Ambiental Apoyo Logístico GESTION AMBIENTAL 2018/05/15 "Formula láctea preparada contaminada por mesófilos y coliformes totales. Resultados: mesófilos 36000 UFC/ml (valor de referencia 10000 UFC/ml) Coliformes totales: 460 NMP/ml (valor de referencia 11 NMP/ml) " "Formula láctea preparada contaminada por mesófilos y coliformes totales. Resultados: mesófilos 36000 UFC/ml (valor de referencia 10000 UFC/ml) Coliformes totales: 460 NMP/ml (valor de referencia 11 NMP/ml) " Formula láctea preparada contaminada por mesófilos y coliformes totales. Resultados: mesófilos 36000 UFC/ml (valor de referencia 10000 UFC/ml) Coliformes totales: 460 NMP/ml (valor de referencia 11 NMP/ml) Falta de adherencia a protocolos institucionales concernientes a la preparación de formulas lácteas y los procedimientos de limpieza y desinfección de área y superficies. Realizar reinducción de los protocolos del servicio con posteriores seguimientos y auditorias que permitan evaluar la implementación de los mismos 29/06/2018 Nutrición Calidad 2018-05-22 19:54:49 2018-05-22 19:54:49
24 Ambiental Apoyo Logístico GESTION AMBIENTAL 2018/05/15 Formula láctea preparada contaminada por mesófilos y coliformes totales. Resultados: mesófilos 36000 UFC/ml (valor de referencia 10000 UFC/ml) Coliformes totales: 460 NMP/ml (valor de referencia 11 NMP/ml) Falta de adherencia a protocolos institucionales concernientes a la preparación de formulas lácteas y los procedimientos de limpieza y desinfección de área y superficies. Garantizar la sistematicidad de los estudios microbiológicos del ambiente, superficies, personal y formulas nutricionales 31/12/2018 Subgerencia administrativa Gestión ambiental 2018-05-22 20:01:36 2018-05-22 20:01:36
25 Ambiental Hospitalización MATERNIDAD, SALA DE PARTOS 2018/05/15 Contaminación media de superficies de mesa de preparación de medicamentos, presentada por mesófilos. Resultados: mesófilos 7 UFC/cm2 (valor de referencia <3 UFC/m2) Falta de adherencia a protocolos institucionales de limpieza y desinfección asistencial rutinario de de área y superficies de trabajo Realizar reinducción de los protocolos del servicio con posteriores seguimientos y auditorías que permitan evaluar la implementación de los mismos 31/12/2018 Subgerencia asistencial Enfermeras de apoyo asistencial de los diferentes servicios Calidad 2018-05-22 20:03:40 2018-05-22 20:03:40
26 Ambiental Hospitalización URN 2018/05/15 Alta contaminación de ambiente asociado al transporte de microorganismos por flujo de aire externo/interno del servicio. Resultados: mesófilos 123 UFC/15 min. (valor de referencia <3 UFC/15 min) No se cuentan con barreras físicas para aislamiento de áreas críticas. Falta de rutinas exhaustivas de limpieza y desinfección del servicio (ventanas, lámparas, áreas de difícil acceso) Realizar adecuados procedimientos de limpieza y desinfección del servicio en las diferentes áreas, realizar mantenimientos continuos de la infraestructura 31/12/2018 Servicios generales Mantenimiento 2018-05-22 20:06:58 2018-05-22 20:06:58
27 Ambiental Hospitalización URN 2018/05/15 Alta contaminación de ambiente asociado al transporte de microorganismos por flujo de aire externo/interno del servicio. Resultados: mesófilos 123 UFC/15 min. (valor de referencia <3 UFC/15 min) No se cuentan con barreras físicas para aislamiento de áreas críticas. Uso de cortinas Retirar cortinas y polarizar ventanas 31/12/2018 Mantenimiento 2018-05-22 20:08:36 2018-05-22 20:08:36
28 Ambiental Hospitalización URN 2018/05/15 Alta contaminación de ambiente asociado al transporte de microorganismos por flujo de aire externo/interno del servicio. Resultados: mesófilos 123 UFC/15 min. (valor de referencia <3 UFC/15 min) No se cuentan con barreras físicas para aislamiento de áreas críticas. Apertura de ventanas Evaluar la posibilidad de instalar Ventilación mecánica y sellar ventanas con el fin de garantizar rangos de temperatura óptimos y evitar el ingreso de partículas externas de polvo. 31/12/2018 Subgerencia administrativa Calidad 2018-05-22 20:10:55 2018-05-22 20:10:55
29 Ambiental Hospitalización URN 2018/05/15 Alta contaminación de ambiente asociado al transporte de microorganismos por flujo de aire externo/interno del servicio. Resultados: mesófilos 123 UFC/15 min. (valor de referencia <3 UFC/15 min) No se cuentan con barreras físicas para aislamiento de áreas críticas. Ingreso sin restricción al servicio Establecer el ingreso a la unidad a través de biometría a fin de restringir el acceso, así mismo generar más control por el personal del servicio. 31/12/2018 Subgerencia administrativa 2018-05-22 20:14:20 2018-05-22 20:14:20
30 Ambiental Apoyo Logístico GESTION AMBIENTAL 2018/05/15 Los almacenamientos de residuos y ropa contaminada, no cumplen con condiciones acordes a normatividad (punto de desagüe, punto hidráulico, paredes lisas de fácil limpieza y desinfección, separación de residuos peligroso y no peligroso. Resultados: mesófilos 14 UFC/cm2 (valor de referencia <10 UFC/m2). Coliformes totales: 9 UFC/cm2 Falta de mantenimiento y adecuaciones de acuerdo a normatividad Realizar adecuaciones de los cuartos intermedios de residuos y ropa a fin de dar cumplimiento a normatividad: Resolución 1164 de 2002 y Resolución 2003 de 2014. 31/12/2018 Mantenimiento Infraestructura Gestión Ambiental Calidad 2018-05-22 20:18:49 2018-05-22 20:18:49
31 Ambiental Apoyo Logístico GESTION AMBIENTAL 2018/05/15 Los almacenamientos de residuos y ropa contaminada, no cumplen con condiciones acordes a normatividad (punto de desagüe, punto hidráulico, paredes lisas de fácil limpieza y desinfección, separación de residuos peligroso y no peligroso. Resultados: mesófilos 14 UFC/cm2 (valor de referencia <10 UFC/m2). Coliformes totales: 9 UFC/cm2 Falta de mantenimiento y adecuaciones de acuerdo a normatividad Realizar adecuaciones de los cuartos intermedios de residuos y ropa a fin de dar cumplimiento a normatividad: Resolución 1164 de 2002 y Resolución 2003 de 2014. 31/12/2018 Mantenimiento Infraestructura Gestión Ambiental Calidad 2018-05-22 20:18:50 2018-05-22 20:18:50
32 Ambiental Hospitalización QUIRÚRGICAS H 2018/05/15 Contaminación por mesófilos, mohos, levaduras en cuarto de medicamentos. mesófilos 15 UFC/15 min. (valor de referencia <3 UFC/15 min) Apertura de ventanas, manejo de altas temperaturas en el ambiente Retirar cortinas y polarizar ventanas a fin de filtrar la luz solar, realizar mediciones sistemáticas de temperatura y humedad relativa, sellar ventanas 31/12/2018 Infraestructura Mantenimiento Calidad 2018-05-22 20:23:43 2018-05-22 20:23:43
33 Contraloría Jurídico JURIDICA 2017/11/01 Supervisión del contrato No. 196 de 2015.El Hospital San Juan de Dios, celebró el Contrato de Prestación de Servicios 196 de 2015, cuyo objeto es la Contratación de personal Administrativo y de Mantenimiento, por el periodo abril a diciembre de 2015, con la empresa Temporalmente con cesión del contrato a Soluciones Efectivas, por un valor inicial de $2.468.264.380, con una adición de $282.100.000, para un valor final de $2.750.364.380. Al verificar el ejercicio de la función ejercida por el supervisor, se hallan los informes de cada mes de ejecución del contrato en los cuales se observó que se realizó el respectivo análisis financiero, sin embargo, esta entidad de control encontró que esta función fue ejercida de manera deficiente en lo relacionado con los recursos utilizados ítem recurso humano.... Deficiencias en las labores de supervisión respecto del contrato No. 196 de 2015. Dar aplicación a lo establecido en el Estatuto, Manual de Contratacion de la E.S.E y el Manual de Interventoria y Supervisión. 31/12/2017 Oficina Asesora Jurídica 2018-05-22 21:20:45 2018-05-22 21:20:45
34 Contraloría Jurídico JURIDICA 2017/10/01 En lo que respecta al contrato No 06 de 2016, se apreció que el supervisor anexa los respectivos informes de las labores ejecutadas por el contratista, registrando en el libro de bitácora el avance de la obra desde octubre 19 de 2016 hasta marzo 07 del año 2017, al igual que las memorias de cálculo de las actividades ejecutadas; sin embargo, en lo que respecta al seguimiento al plan de inversiones del anticipo, este se modificó por la falta de los diseños correspondientes en la fase de ejecución y estos cambios no fueron aprobados ni registrados por el Gerente de la ESE, tal como lo expresa el manual de interventoría y Supervisión de la ESE. Por consiguiente, el grupo de supervisión no realizó el correcto seguimiento administrativo y legal al plan de inversión del anticipo aprobado por la entidad hospitalaria. Ausencia de mecanismos de seguimiento, control y evaluación por parte de los supervisores para el cumplimiento de los objetivos misionales Establecer el procedimiento para la selección de interventoría 31/12/2017 Oficina Jurídica - Planeacion 2018-05-22 21:43:50 2018-05-22 21:43:50
35 Contraloría Servicio farmaceutico FARMACIA 2017/10/01 En ejecución de auditoría especial realizada por Denuncia Ciudadana No. 09 de octubre del año 2016, se realizó verificación de la aplicación de los procedimientos del área farmacéutica por parte de los funcionarios encargados de realizar la adquisición, recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. En consideración a lo anterior, se evidenció que los procedimientos adoptados a través de la Resolución No. 0510 del 22 de marzo de 2012 por medio de la cual se “actualiza la documentación de los procesos y procedimientos de la Empresa Social del Estado Hospital Departamental Universitario del Quindío San Juan de Dios de Armenia”, no fueron debidamente ejecutados, toda vez que se observó que: (......) Falta de conocimiento de los procesos y procedimientos de la ESE. Desplegar la resolución de adopción y caracterización del proceso y procedimientos del servicio farmacéutico 30/11/2017 Servicio Farmacéutico - Planeación 2018-05-22 21:48:46 2018-05-22 21:48:46
36 Contraloría Control Interno CONTROL INTERNO 2017/01/01 A pesar de que la ESE adoptó formalmente el Comité Coordinador de Control Interno a través de la Resolución No. 0410 de mayo 13 de 2014, éste no opera, toda vez que no ejecuta las labores correspondientes como es el caso de la aprobación formal del Plan de auditorías internas y seguimiento a las labores desarrolladas por la funcionaria encargada de la operatividad del Sistema de Control Interno. Incumplimiento de la norma y por ende de las funciones del Comité Coordinador de Control Interno Reactivar el comité Coordinador de Control Interno en cumplimiento de lo establecido en la Resolución 0410 de mayo 13 de 2014. 31/12/2017 Control Interno 2018-05-22 22:40:29 2018-05-22 22:40:29
37 Contraloría Gestión Financiera CONTABILIDAD, PRESUPUESTO 2017/01/01 Analizados los pagos realizados para la amortización de la deuda pública y cancelación de intereses corrientes, se evidenció que el Banco DAVIVIENDA, deduce directamente de las cuentas No. 07613136100151253 y 07613136100162573 estos valores mes por mes, observándose que no existe un control por parte de la Entidad para realizar la verificación y recalculo de los intereses de los créditos, ya que solo se limitan a ajustar o registrar los valores enviados por el banco. Debilidades de control en la verificación periódica de la liquidación de intereses Solicitar al Banco Davivienda el soporte respectivo antes de realizar el pago o el descuento directo en cuenta 30/06/2017 Contabilidad 2018-05-22 22:46:08 2018-05-22 22:46:08
38 Contraloría Gestión Financiera CONTABILIDAD, PRESUPUESTO 2017/01/01 En el grupo deudores, cuenta 1995 “Valorizaciones”, se observa que ésta presenta incertidumbre en la suma de $50.026.155.000, en razón a que la ESE no ha realizado el proceso de avaluó desde la vigencia 2008, situación que fue confirmada en respuesta a requerimiento por la entidad según oficio No. 05841 del 26 de agosto de 2016 punto 10 Inaplicabilidad de la normatividad contable, expedida por la Contaduría General de la Nación y un mejor control al proceso al proceso financiero. Efectuar el Avaluó de los bienes de la entidad 28/02/2017 Contabilidad 2018-05-22 22:52:37 2018-05-22 22:52:37
39 Contraloría Jurídico JURIDICA 2017/01/01 La ESE Hospital San Juan de Dios, suscribió contrato de compra venta No. 03 de 2016 con la firma MINIMIZAR por la suma de $450.000.000, con el siguiente objeto “Adquisición e instalación de planta de oxigeno medicinal por tecnología PSA para ampliación del sistema actual de suministro de oxígeno medicinal del hospital y así garantizar la continuidad del suministro de oxígeno”, Deficiente Planeación contractual por cuanto los estudios técnicos no previeron la ubicación de la planta de gases, deficiencias de supervisión al informar que se ha cumplido con todas las obligaciones sin haberse instalado la planta. 1. Identificar en los estudios Tecnicos, por parte de la Unidad de Infraestructura los requierimiento de espacio fisico necesarios para la instalacion de equipos. 31/07/2017 Jurídica - Subgerencia Administrativa 2018-05-23 12:25:01 2018-05-23 12:25:01
40 Contraloría Jurídico JURIDICA 2017/07/01 La ESE Hospital San Juan de Dios, suscribió contrato de compra venta No. 03 de 2016 con la firma MINIMIZAR por la suma de $450.000.000, con el siguiente objeto “Adquisición e instalación de planta de oxigeno medicinal por tecnología PSA para ampliación del sistema actual de suministro de oxígeno medicinal del hospital y así garantizar la continuidad del suministro de oxígeno”, Deficiente Planeación contractual por cuanto los estudios técnicos no previeron la ubicación de la planta de gases, deficiencias de supervisión al informar que se ha cumplido con todas las obligaciones sin haberse instalado la planta. 2. contar con el concepto tecnico de la oficina de planeación, previamente para los procesos de Adquisicion de Equipos- maquinaria o inmobiliario que requiera modificacion, adecuacion o construccion de espacios fiscicos en las instalaciones de la E.S.E . 31/12/2017 Jurídica - Subgerencia Administrativa 2018-05-23 12:31:06 2018-05-23 12:31:06
41 Contraloría Jurídico JURIDICA 2017/07/01 La ESE Hospital San Juan de Dios, suscribió contrato de compra venta No. 03 de 2016 con la firma MINIMIZAR por la suma de $450.000.000, con el siguiente objeto “Adquisición e instalación de planta de oxigeno medicinal por tecnología PSA para ampliación del sistema actual de suministro de oxígeno medicinal del hospital y así garantizar la continuidad del suministro de oxígeno”, Deficiente Planeación contractual por cuanto los estudios técnicos no previeron la ubicación de la planta de gases, deficiencias de supervisión al informar que se ha cumplido con todas las obligaciones sin haberse instalado la planta. 3. Requerir los planos en los cuales se identifique el espacio requerido para la instalacion del equipo, cuando sea necesario . 31/12/2017 Jurídica - Subgerencia Administrativa 2018-05-23 12:36:02 2018-05-23 12:36:02
42 Contraloría Talento Humano TALENTO HUMANO, NOMINA 2017/07/15 Según el Manual de Funciones del Hospital, adoptado mediante Acuerdo 020 de julio 26 de 2016, se observa la existencia de 69 cargos de auxiliar administrativo, identificados en el nivel asistencial, cargos que tienen como requisitos de formación académica, diploma de bachiller en la modalidad técnica, comercial o en sistemas; dentro de los cuales se encuentran 3 servidores asignados a las áreas de facturación, glosas y cartera, cargos que actualmente no se encuentran contemplados dentro de la estructura orgánica del hospital, ni en el manual de funciones. Asignación de funciones en cargos que no se encuentran dentro de la estructura de la entidad y que no corresponden al perfil ni el nivel jerárquico de los mismos, contraviniendo las normas de carrera Administrativa. Estos tres (3) funcionarios asumirán sus funciones de auxiliar administrativo en las dependencias donde se desempeñan. 2017/12/31 Oficina de Gestión y desarrollo de personal 2018-05-23 12:40:26 2018-05-23 12:40:26
43 Contraloría Talento Humano TALENTO HUMANO, NOMINA 2017/07/30 El Manual de Funciones fue actualizado mediante el Acuerdo No. 020 de julio 26 de 2016, en el cual se observa que en el cargo Jefe de la oficina de Control Interno, se numeral IV. DESCRIPCION FUNCIONES GENERALES, se le asignan facultades de nombrar, remover y administrar el personal de la ESE Hospital San Juan de Dios, actuaciones que no se encuentran inmersas dentro del rol que desempeñan las Oficinas de Control Interno, funciones que son responsabilidad de los representantes legales. Así mismo se le otorga facultades de representar al País, por delegación del Gobierno, en reuniones nacionales e internacionales, relacionadas con asuntos de competencia de la entidad o del sector, actuaciones claramente prohibidas en la Ley 87 de 1993. No aplicación de lo regulado en la Ley 87 de 1993 Proponer a la Junta Directiva de esta entidad, la modificaciones y ajustes necesarias al manual de funciones y competencias. 2017/12/31 Oficina de Gestión y desarrollo de personal 2018-05-23 12:44:13 2018-05-23 12:44:13
44 Contraloría Talento Humano TALENTO HUMANO, NOMINA 2017/07/30 Al observar las hojas de vida de los jubilados de la ESE, se evidencia que estas no están legajadas de forma ordenada y consecutiva, así mismo no se encuentran foliadas, ni con el listado de chequeo correspondiente; evidenciándose además cajas ubicadas en el piso, que contienen hojas de vida sin ningún tipo de protección. Así mismo se evidenció en el último piso del Hospital caja con documentos soportes facturación, los cuales se encuentran en estado de deterioro por estar a la intemperie, sin ningún tipo de cuidado, de lo cual se tiene evidencia fotográfica No existe lugar adecuado para la ubicación de las hojas de vida de los jubilados, así como no se da aplicación a las normas que regulan el manejo y archivo de la historia documental del Hospital, archivo de gestión Gestionar la disposición del mobiliario adecuado para la organización y conservación de las historias laborales. 2017/12/31 Oficina de Gestión y desarrollo de personal 2018-05-23 12:48:27 2018-05-23 12:48:27
45 Contraloría Talento Humano JURIDICA 2017/07/01 A pesar de tener conocimiento de que la administración se encuentra en proceso de caracterización y actualización de los procesos, se logró evidenciar que los que se aplican presentan las siguientes deficiencias: Al realizar la liquidación de las mesadas pensionales, se logró establecer que la entidad financia 93 pensionados en su totalidad y paga excedentes a 65 pensionados asumidos por el Fondo Territorial y COLPENSIONES, situación que una vez verificada en el proceso de nómina, no se pudo establecer de forma clara, ya que solo identifica que liquida nómina y no mesadas pensionales ordinarias y extraordinarias; así mismo el proceso de cómo se liquidan los excedentes y a que personal corresponde. Deficientes controles en la elaboración y aplicación del Manual de Procesos y Procedimientos. Actualizar el manual de procesos y procedimientos de nomina, se incluira el proceso de liquidación de mesadas ordinarias y extraordinarias y el proceso de liquidación de excedentes 2017/12/31 Oficina de Gestión y desarrollo de personal Subgerencia Administrativa Planeación 2018-05-23 12:52:18 2018-05-23 12:52:18
46 Contraloría Gestión Financiera TESORERIA 2017/07/01 Pagos de Terceros. Se observó que no se da cumplimiento total a lo regulado en el proceso de pagos a terceros, toda vez que en los comprobantes de egreso Nos. 100852, 100652, 100425, 100812, 100645, 100826, 100751, 100895 y 100815 de 2017, correspondientes a cuentas por pagar vigencia 2016, no se evidencia soporte emitido por el portal de internet sobre la transferencia realizada al tercero, el cual debe estar anexo al comprobante de egreso, según lo registrado en este proceso Deficientes controles en la elaboración y aplicación del Manual de Procesos y Procedimientos. Modificacion al Manual de del area de tesoreria, ajustandolo a los procedimiento que se realizan con relacion al pago de terceros 2017/12/31 Oficina de Recaudo Subgerencia Administrativa Planeación 2018-05-23 12:55:43 2018-05-23 12:55:43
47 Contraloría Gestión Financiera CONTABILIDAD, PRESUPUESTO 2017/07/01 3. En la cuenta 19 Otros activos, sub cuenta 1999 Valorizaciones, se observa que esta presenta incertidumbre en la suma de $8.004.748.000, en razón a que la ESE no ha realizado el proceso de avaluó de los bienes muebles de la entidad la cual va articulada con la cuenta de patrimonio 3240 superávit por valorización. Inaplicabilidad de la normatividad contable, expedida por la Contaduría General de la Nación y un mejor control al proceso financiero. Efectuar el Avaluó de los bienes muebles de la entidad 2017/12/31 Oficina Financiera 2018-05-23 12:59:00 2018-05-23 12:59:00

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